Pengguna dan Pengembang Sistem

Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun.

A. Organisasi Bisnis

Organisasi bisnis merupakan struktur yang memiliki herarki yang memiliki keahlian berbeda. Struktur biasanya akan mengga,barkan dengan jelas pembagian kerja. Wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan bisnis diorganisasikan sebaga suatu herarki, atau struktur piramida dari wewenang dan tanggung jawab yang semakin bertambah. Tingkat atas herarki terdiri atas manajerial, profesional, dan karyawan teknis, sedangkan tingkatan terendah terdiri atas pekerja operasional. Herarki tersebut terdiri atas manajemen tingkat senior, manajemen tingkat menengah, dan manajemen operasional.

Manajemen tingkat senior (senior managemen) membuat keputusan strategi jangka panjang tentang produk dan jasa serta memastikan kinerja finansial dari perusahaan.

Manajemen tingkat menengah (middle management) akan menjalankan rencana dan program dari manajemen senior.

Manajemen tingkat operasional (operational management) bertanggung jawab untuk mengawasi kegiatan harian besok.

Tenaga ahli (knowladge wroker) seperti insinyur, ilmuan atau arsitek, merancang produk dan jasa dan menciptakan pengetahuan baru dari perusahaan, sedangkan pekerja data (data worker) seperti sekretaris, membantu pekerjaan surat menyurat dan laporan di semua tingkatan perusahaan. Pekerja produksi (production worker) atau pekerja jasa (service worker) sesungguhanya memproduksi produk dan menghasilkan jasa.

Para ahli dipekerjakan dan dilatih pada fungsi bisnis yang berbeda. Fungsi bisnis utama atau tugas khusus dilakukan oleh organisasi bisnis yang terdiri atas bagian penjualan dan pemasaran, bagian manufaktur dan produksi, akuntansi dan keuangan, dan sumber daya manusia.

Dalam organisasi harus menjabarkan :

1. Visi dan Misi; Strategi pengembangan sistem membutuhkan keputusan politis dari pimpinan tertinggi yang telah dijabarkan dalam strategi aktivitas organisasi. Sistem Informasi Manajemen

2. Analisis Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi dan kompetensi yang dimiliki. Analisis Tupoksi akan mengarah pada seberapa jauh pencapaian kinerja organisasi dapat dicapai, dengan menggunakan trend-trend penting, risiko-risiko yang harus dihadapi dan potensi peluang yang dimiliki (menggunakan analisis SWOT)

Sistem informasi dikembangkan dan digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis. Area bisnis dalam perusahaan adalah :

- Keuangan

- Sumber daya manusia

- Layanan informasi

- Produksi

- Pemasaran

Sistem informasi ini dirancang khusus untuk organisasi fisik, yaitu bagaimana cara sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin dan uang) dialokasikan ke berbagai area fisik perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, cabang dan seluruhnya.

B. Organisasi Layanan Informasi

Selain dalam tingkatan organisasi, manajer dapat ditemukan diberbagai area bisnis. Tiga area bisnis traditional adalah pemasaran, produks, dan keuangan. Belakangan ini dua area tambahan telah dianggap memiliki arti yang cukup penting yaitu sember daya manusia dan layanan informasi

Kita telah menggunakan istilah layanan informasi untuk menguraikan unit perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi. Nama lainnya adalah divisi SIM atau departemen SIM, tetapi khususnya istilah teknogi informasi (TI) lebih populer digunakan.

Sitem informasi eksekutif

Middle management Ilmuan dan tenaga ahli

Senior management

Sumberdaya informasi seperti perangkat keras komputer, perangkat lunak, ahli informasi, pengguna, fasilitas, data base, dan informasi, sebagian besar sumber daya tersebut berada di lokasi pelayanan informasi dan menjadi tanggung jawab Chief Information Officer (CIO). Sumber daya informasi yang berada di lokasi pengguna menjadi tanggung jawab manajer di area pengguna yang bersangkutan.

Fungsi manufaktur

Fungsi pemasaran

Fungsi jasa informasi

Fungsi SDM

Fungsi keuangan

Operational management Pekerja produksi dan jasa, pekerja data

Ahli informasi (information specialist) untuk menggambarkan pegawai yang bertanggung jawab penuh dan berkontribusi dalam menyediakan sumber daya informasi yang diperlukan perusahaan. Ahli informasi berawal dari profesi-profesi analisis sistem, programer, dan operator. Ditambah lagi dengan administrator data base, ahli jaringan, dan webmaster.

- Analisis Sistem

Bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan memperbaiki sistem yang sudah ada. Analisis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefenisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

- Administrator Basis Data

Bagian ini bertanggung jawab atas basis data disebut sebagai administrator basis data (database administrator-DBA). Tugas DBA terbagi dalam empat area utama yaitu : perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.

- Webmaster

Webmaster bertanggungjawab atas isi dan penyajian atas situs Web perusahaan. Webmaster harus beekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan selalu terbuka. Tugas penting dari webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman web perusahaan.

- Spesialis Jaringan

Bekerja dengan analisis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar.

- Programer

Menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analissi untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.

- Operator

Operator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer maniframe dan server yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan.

C. Struktur Organisasi Layanan Informasi

Ahli informasi dalam pelayanan informasi dapat dikelompokkan dalam berbagai cara. Pertama kali unit organisasi dipusatkan di perusahaan, dalam pelaksanaannya semua sumber daya informasi berada dalam unit tehnologi informasi. Strutr oranisasi bersifat operasional tersentralisasi. Struktur organisasi ini digabungkan dalam siklus hidup sistem. Perusahaan menugaskan sekelompok programer dan analisi sistem tertentu untuk membangun sistem baru dan menugaskan analisis sistem dan programer untuk memelihara sistem yang telah ada. Unit unit operasional, database, administrasi dan network memberikan kontribusi dalam mengembangkan serta memelira sistem. Yang mana masing-masing kelompok ini dipimpin oleh seorang manejer.

Struktur organisasi perusahaan yaitu sentralisasi dan desentralisasi mempunyai kelebihan seperti perusahaan-perusahaan besar menginginkan struktur organisasi atau struktur sentral yang tedesentralisasi yaitu dapat dicapai dengan memberikan kewenangan terhadap unit SI perusahaan untuk membuat keputusan yang bersangkutan dengan infrastruktur TI dan memberikan kewenangan kepada area bisnis untuk membuat keputusan mengenai strategi penggunaan TI di arealnya masing-masing. Struktur sentralisasi ini memiliki dua kesulitan yaitu : pertama, TI saat ini memegang peranan lebih penting dalam perusahaan di banding beberapa tahun sebelumnya. Kedua, cepatnya perubahan teknologi mengharuskan strutur organisasi memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan penetahuan informasi dan keterampilan di bidang informasi baik di pihak pengguna maupun di pihak pengembang sistem. Selain itu, baik vendor maupun konsultan harus mampu menyediakan berbagai tipe sumber daya informasi yang diperlukan.

Dalam merespon kebutuhan ini ada tiga struktur inovatif, yaitu model partner, model platform dan model berskala. Masing-masing model inovatif bergabung dengan tiga jaringan komunikasi. Visioning network memungkinkan CIO bekerja bersama dengan managemen puncak untuk membuat perencanaan strategis sumber daya informasi. Jaringan inovasi digunakan oleh CIO untuk berhubungan dengan area bisnis sehingga aplikasi inovatif dapat dikembangkan untuk area tersebut. Sourcing network dimanfaatkan sebagai interface dengan vendor dengan tujuan untuk mendapatkan sumber daya informasi.

1. Model partner adalah ide yang mengemukakan bahwa TI bekerja dengan area bisnis dalam penggunaan TI untuk mencapai inovasi-inovasi bisnis. Struktur tersebut menggambarkan unit TI bertanggung jawab dalam inovasi nilai, perencanaan strategis, mengelola infrastruktur, mengelola keuangan, mengelola sumber daya manusia, dan ketersediaan pelayanan. Visioning network yang dilibatkan CIO, CEO, dan managemen tingkat puncak membentuk tim dalam perencanaan strategis mengenai bagaimana sumber daya informasi kapan digunakan. Inovation network digunakan CIO yang bekerjasama dengan masing-masing area bisnis dan DIO (divitional information officer) masing-masing dalam mencapai nilai inovasi dan menyampaikan hasil solusi. Sourcing network digunakan sebagai interface dengan vendor untuk mendapatkan sumber daya informasi

2. Model platform mengasumsikan bahwa TI tidak akan berinisiatif secara aktif untuk memulai inovasi bisnis, tetapi akan menyediakan jaringan sehingga informasi dapat dilakukan oleh area bisnis. visioning network melibatkan CIO dalam perencanaan informasi strategis, tetapi network inovatif digunakan oleh menejer keuangan untuk mencapai inovasi nilai dalam area-area bisnis. Meneger dari enam area inovasi lainnya, khususnya menejemen infrastuktur, penyampaian solusi dan penyediaan pelayanan mengembangkan kemampuan TI pada area masing-masing sehingga mereka dapat menerapkan pengetahuan dan keterampilan dalam area bisnisnya.

3. Model terskala. Beberapa perusahaan, khususnya beroperasi secara berulang-ulang, terus secara cepat menyesuaikan tingkat sumber daya informasi mereka untuk merespon kondisi pasar. Sumber daya harus cepat di dapatkan ketika mendapatkan kesempatan merebut pasar dan harus cepat disimpan ketika kondisi pasar tidak memungkinkan untuk mempertahankan biaya tetap minimum.

D. End User Computing

End User Computing (EUC) adalah pengguna yang menggunakan prioduk akhir dari satu sistem berbasis komputer. Komputasi Pengguna Akhir (EUC) berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem informasi oleh pengguna.

Sistem informasi yang pertama dikembangkan dengan para spesialis informasi melakukan seluruh pekerjaan bagi para pengguna. Pengguna dipisahkan dari komputer oleh para spesialis informasi.

Namun, sekarang pengguna akhir tidak perlu bertanggung jawab penuh atas pengembangan sistem, namun mereka harus menanggung sebagian dari tanggung jawab tersebut. Dalam banyak kasus, pengguna akan bekerja sama dengan spesialis informasi dalam mengembangkan sistem. Oleh karena itu, konsep EUC tidak berarti hilangnya kebutuhan akan spesialis informasi. Konsep ini lebih diartikan bahwa spesialis informasi lebih banyak berperan sebagai konsultan daripada yang sebelumnya mereka lakukan.

	dukungan

	komunikasi

End User Computing berkembang karena empat pengaruh utama:

- Dampak pendidikan komputer. Sejak awal tahun 1980-andampak dari program-program pendidikan komputer ditngkat pendidikan universitas dan pra-universitas sangat terasa. Berbagai tingkatan manajemen, terutama ditingkat yang bawah, mulai diisi dengan orang-orang yang memiliki keahlian komputer yang baik.

- Antrian layanan informasi. Para spesialis informasi selalu memiliki pekerjaan yang labih banyak daripada yang dapat mereka tangani. Ketika pemakai muai meminta jasa-jasa informasi untuk dukungan sistem tambahan, unit layanan tidak dapat menanggapi dengan cepat, dan terjasi timbunan pekerjaan yang menunggu untuk diolah komputer.

- Murahnya peranti keras. Pasar selalu oleh komputer yang murah. Para pemakai dapat mendapatkan perangkat keras mereka dengan mudah. Bahkan mereka bisa memesannya melalui telepon kemudian pesanan akan diantar.

- Peranti lunak siap pakai. Ada berbagai perangkat lunak yang disediakan oleh perusahaan piranti keras maupun piranti lunak. Perangkat lunak tersenut mengerjaka tugas-tugas akuntansi dan sekaligus memberi informasi bagi pengambilan keputusan.

E. Pengguna Sebagai Suatu Sumber Daya Informasi

Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat memberikan suatu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif. Hal ini terutama berlaku ketika pengguna dapat secara aktif ikut berpartisifasi dalam pengembangan sistem dan mempraktikan komputasi pengguna akhir.

Keuntungan komputasi pengguna akhir antara lain adalah untuk menyalakan kemampuan dan tantangan dan mempersimpit jarak komunikasi. Pergeseran beban kerja ke area-area pengguan akan memberikan kelonggaran sedikit kepada spesialis informasi untuk lebih konsentrasi pada organisasi secara luas, dan memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik lagi di area-area tersebut. Spesialis juga akan memiliki banyak waktu untuk memelihara sistem yang sudah ada. Kombinasi antara pendidikankomputer, teknologi yang murah, dan piranti lunak yang siap pakai, teleh memungkinkan pengguna menciptakan beberapa sistem. Ketika pengguna mengembangkan aplikasi mereka sendiri, mereka bahkan tidak perlu komunikasi lagi, jadi jarak komunikasi akan menyempit.

Namun, pengembangan sistem yang dilakukan sendiri akan menghadapkan perusahaan kepada sejumlah risiko, yaitu

· Sasaran sistem yang buruk

· Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk, karena sepintar-pintarnya para pengguna tetap tidak akan bisa mengalahkan profesionalisme speeialis informasi.

· Pengguanaan sumber daya informasi yang tidak efisien, misalnya karena ketidakcocokan hardware dengan software sehingga harus mengulang sistem yang telah dibuat.

· Hilangnya integritas data, misalnya pengguna akhir salah dalam memasukan informasi sehingga berdampak kepada pengambilan keputusan.

· Hilangnya keamanan karena kecerobohan pengguna akhir dalam menjaga data

· Hilangnya kendali

Karena potensi yang dimilikinya, perusahaan harus mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan EUC berkembang dan tumbuh subur. Sedangkan untuk risikonya, jenis-jenis pengendalian yang bekerja begitu baik di layanan informasi juga harus diterapkan pada area-area pengguna.

F. Kriteria Pendidikan, Pengetahuan, dan Keahlian yang Dibutuhjan Untuk Karir Di Bidang Layanan Informasi

Pengetahuan dan keahlian sangat dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi. Para spesialis informasi menggunakan pengetahuan dan keahliannya secara continiu. Sedangkan para pengguna menggunakannya saat mereka membutuhkannya saja atau saat mereka terlibat dalam komputasi pengguna akhir.

Pengetahuan pengembangan sistem

Pengetahuan dalah sesuatu yang dapat dipelajari, melalui pendidikan formal maupun pendidikan sendiri seperti membaca dan mengamati. Ada beberapa pengetahuan yang dibutuhkan dalam mengembangkan sistem

1. Pengetahuan komputer (computer literacy) adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan.

2. Pengetahuan informacy (informasi literacy) meliputi pemahaman bagaimana menggunakan informasi dalam setiap langkah memcahkan masalah dimana informasi itu akan diperoleh dan bagaimana membagi informasi denan orang lain.

3. Dasar-dasar bisnis (business fundamentals) yaitu pemahaman tentang bisnis yang baik.

4. Teori sistem (system theory) menjelaskan bagaimana mengembangkan suatu fenomena dalam bentuk struktur-struktur sistem normatif.

5. Pengembangan sistem (system development process) terdiri atas langkah-langkah yang diambil untuk mengembangkan sistem informasi.

6. Pembuatan model sistem (systems modeling) terdiri atas berbagai cara untuk mendokumentasikan suatu sistem.

Keahlian Pengembang Sistem

Meskipun keahlian merupakan suatu hal yang dapat dipelajari, namun setiap individu memiliki keahlian yang berbeda yang berasal dari bakat alamiah, dan proses belajar merupakan penyempurnaannya. Keahlian pengembang sistem meliputi keahlian komunikasi, kemampuan analisis, kreatifitas, dan kepemimpinan.

Comunication skills (keahlian komunikasi) merupakan kemampuan menyampaikan informasi kepada orang lain dengan baik secara lisan, tulisan, maupun dengan gambar. Analytical ability (kemampuan analisa) melibatkan studi atau pemahaman akhir atas suatu situasi dengan tujuan untuk merumuskan respon atau solusi. Creativity (kreativitas) yaitu menciptakan ide atau solusi baru sepenuhnya atau sebagian. Leadership (kepemimpinan) merupakan kemampuan mengarahkan orang liain untuk melaksanakan tugasnya.

G. Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor (Office Automation – OA) adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer pada pekerjaan kantor. OA meliputi sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.

Suatu keunggulan dari OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sehubungan dengan komunikasi bagi orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk salaing berkomunikasi satu sama lain.

Aplikasi OA sebelumnya dimaksudkan unutk mendukung kerja sekretariatan dan administratif. Seiring dengan bertambahnya pengetahuan komputer di kalangan manajer dan profesional, mereka menyadari bahwa mereka dapan menggunakan berbagai aplikasi untuk memecahkan madalah. Mereka mulai denhan menggunakan e-maial untuk komunikasi dengan pemecah masalah lainnya.menggunakan penanggalan elekttronik untuk menjadualkan rapat dengan pemecah masalah yang lain., melakukan konfrensi video untuk menghubungka mereka di wilayah geografis yang luas.

H. Kantor Maya

Suatu pekerjaan tidak hanya di lakukan di dalam kantor saja, pekerjaan dapat dilakukan dimana saja di suatu kantor maya. Konsep kantor maya (virtual office) pekerjaan dapat dilakukan dimana saja selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.

Telecommuting

Istilah telecommuting diperkenalkan karena merupakan seuatu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik pergi ke tempat kerja.

Keuntungan terbesar bagi karyawan adalah fleksibilitas yang diberikan dalam menjadualkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga dapat diakomodasi. Keuntungan lainnya adalah perusahaan biasanya memberikan perhatian yang lebih besar kepada kebutuhan komunikasi.

Namun terdapat juga kerugiaanya seperti karyawan yang melakukan telekomuting merasa dianggap tidak begitu penting karena sifatnya yang terisolasi. Kerugian yang lainnya adalah kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggunya karir. Karena pekerjaan dilakukan terpisah dari operasi perusahaan, karyawan bisa berpikiran semua karyawan yang bekerja dengan menggunakan komputer dan modem akan dapat melakukan pekerjaan mereka dan mereka dapat menjadi korban “pemecatan elektronik”. Meskipun mereka tidak dipecat, mereka merasa bahwa mereka akan sulit mendapatkan peluang karir. Kerugian yang ketiga adalah meningkatnya ketegangan keluarga. Batasan keluarga dengan urusan pekerjaan akan menjadi kabur, situasi keluarga bisa mempengaruhi kerja karyawan tersebut.

Hoteling

Konsep hoteling adalah semua karyawan hanya datang ke kantor jika mereka perlu, dan ide di baliknya adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor.

Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya ruangan yang kebih efektif dan fokus pada yang lebih baik tentang apa yang dibutuhkan. Risiko lainnya adalah anggapan akan hilangnya bonus oleh para karyawan yang tidak memilki kantor pribadi, hilangnya perasaan berada dalam satu komunitas.

Beberapa keuntungan kantor maya adalah sebagai berikut:

1. Karena berkurangnya karyawan yang berada di kantor maka biaya fasilitas dapat dikurangi.

2. Hanya dengan memberikan komputer dan modem perusahaan dapat mempekerjakan karyawannya di rumah, maka biaya peralatan pun akan berkurang.

3. Dengan kantor maya ini karyawan dapat melakukan pekerjaan setiap hari, jadi tidak ada alasan tidak bekerja karena hujan, badai, dan sebagainya.

4. Kantor maya turut dalam kontribusi sosial, seseorang yang cacat fisiknya sekalipun dapat dipekerjakan asal memiliki keahlian dan pengetahuan yang cukkup.

Di balik kelebihat tersebut ada kekurangan yang harus dipertimmbangkan, seperti rendahnya moral karyawan karena tidak adanya umpan balik karena tidak bertatap muka oleh atasan dan rekan karyawan. Selain itu keamanan informasi sangat penting untuk dipertimbangkan, dengan adanya kantor maya perusahaan akan sulit mengontrol lingkungan kantor maya.

Daftar Pustaka

McLeod, Raymond dan George P. Schell. Sistem Informasi Manajemen edisi sepuluh. Jakarta: Salemba Empat, 2008

McLeod, Raymond dan George P. Schell. Sistem Informasi Manajemen edisi sembilan. Jakarta: PT Indeks, 2007

McLeod, Raymond dan George P. Schell. Sistem Informasi Manajemen edisi tujuh. Jakarta: Pearson Education Asia Pte, Ltd dan PT Prenhalindo, 2001

H. Bordnar, George dan William S. Hopwood. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: PT. Indeks, kelompok Gramedia, 2001